به دنبال انتشار فراخوان و پوستر جشنواره نقاشی زیر چتر صلح و وصول بیش از یکصد اثر از کودکان اقصی نقاط کشور، جلسه شورای سیاستگذاری این جشنواره در تاریخ بیست و سوم مرداد ماه ۱۳۹۷ در دفتر گروه سفیران صلح و دوستی تشکیل شد.این جلسه با حضور دکتر مجتبی مقصودی (رئیس هیأت مدیره انجمن علمی مطالعات صلح)، دکتر طیبه محمد (ریاست گروه سفیران صلح و دوستی)، دکتر شیدا مهنام (مدیر گروه علوم اجتماعی و انسانی کمیسیون ملی یونسکو)، خانم امینیایی (ریاست مؤسسه پژوهشی کودکان دنیا) و خانم ندا حاجیوثوق(دبیر اجرایی جشنواره) برگزار شد. در این جلسه ضمن رویت و بررسی اولیه تعدادی از آثار ارسالی، پیرامون نحوه برگزاری آئین اختتامیه جشنواره و به نمایش درآوردن آثار و انجام سخنرانی ها و نیز جذب اسپانسر بحث و تبادل نظر صورت گرفت و حاضران در جلسه پیشنهادات خود را در جهت برگزاری کیفی جشنواره با هدف تعمیم مفهوم صلح در کودکان ارائه نمودند. در پایان مصوب شد آئین اختتامیه در مورخ ۱۶ مهر ماه ۱۳۹۷ به مناسبت “روز جهانی کودک” در محل کمیسیون ملی یونسکو- ایران برگزار گردد.